שלבים בהפקת אירועים עסקיים

תחום הפקות אירועים הינו נושא מורכב אשר יש להתייחס אליו בכובד ראש, על אחת כמה וכמה כאשר מדובר באירועים עסקיים.  אירועים עסקיים מחויבים לקוד מסוים וחשוב להכין רשימת פעולות מסודרת החל משלב הרעיונות ועד לאחרון שלבי הביצוע. חשוב מאד להיות מסודרים ולהיצמד לרשימה שלכם, שלב אחר שלב כיון שבאירוע עסקי אין מקום לטעויות. אז כיצד מתחילים לתכנן פרויקט הפקת אירוע עסקי ?
 

אפיון החברה

כל חברה הינה בעלת אופי שונה מאחרת דבר המשפיע במיוחד על אופי האירוע כולו. לכן שלב האפיון הינו השלב החשוב ביותר אשר ישפיע בהכרח על כל השלבים הבאים. יש להתייחס למגוון משתנים:

 

• גיל העובדים- אין ספק כי אירוע לחבר'ה צעירים יהיה שונה לחלוטין מאירוע לאנשים מבוגרים יותר. הצרכים והרצונות של כל קבוצת גיל הינם שונים לחלוטין בין אם מבחינת הפעילות עצמה ובין אם בבחירת המזון אשר יוגש ועוד.

• רמת שמרנות- במידה ומדובר בחברה אשר ראשות ההנהלה וההתנהלות היום יומית הינם שמרניים במיוחד, גיל העובדים מאבד מעט ממשמעותו. זאת כיוון שבסיכומו של יום, האירוע אמור להיות מאושר על ידי ההנהלה ולהתקיים לשביעות רצונה.

• מספר העובדים- משתנה זה משפיע על אופי האירוע ובעיקר בשלב ההתארגנות ובחירת הפעילות. זכרו לוודא עם ההנהלה נקודות שאינן תמיד ברורות כגון: האם מעבר לעובדי החברה מוזמנים גם קבלני משנה אשר עובדים איתם ועוד. זאת על מנת שהאירוע יהיה ערוך למספר המוזמנים המדויק.

 

תקציב

חשוב מאד לדעת מהו התקציב שלכם לגבי האירוע העסקי על מנת שתוכלו לגבש רעיון ולבחור בנתונים התואמים תקציב זה. במידה ואתם מפיקים חיצוניים ולא מטעם החברה, חשוב להכין הסכם בינכם לבין החברה המציין את סכום התקציב לאירוע.
 

גיבוש רעיון

בתהליך זה עליכם לנסות ולגבש רעיון כללי אשר ממנו תוכלו להמשיך לתהליך הביצוע. יש להתייחס באופן משמעותי לתכליתו של האירוע: האם יושק בו מוצר חדש ? האם הוא מוגדר כמסיבה ?

 

• חיפוש רעיונות ברשת- אחת הדרכים הטובות ביותר לקבלת רעיונות הינה חיפוש ברשת. מומלץ להקיש במנוע החיפוש ביטוי התואם את אפיון החברה שהכנתם לדוגמא: "אירוע עסקי לחברה גדולה". 

• בדיקה עם חברות אחרות- מומלץ לשאול אנשים אחרים אשר הפיקו אירועים עסקיים לחברות באפיון דומה לזה שלכם- האם האירוע היה מוצלח ?

 

שלב הביצוע

לאחר שגיבשתם רעיון לאירוע עליכם לשלב את הרעיון עם התקציב ולבחור את הטוב ביותר בכל אחת מן הקטגוריות הבאות:
 

• מיקום- בבחירת המיקום חשוב להתייחס לכל הנתונים משלב האפיון: גיל, מספר האנשים ורמת השמרנות בחברה. כמו כן, נסו למצוא מיקום הקרוב יחסית למגורי רוב העובדים.

• מזון- חשוב לבחור מזון המתאים לאופי המשתתפים. סושי איכותי לאירועים מסוים ובורקסים ומאפים לאירועים מסוג שונה. הקפידו לבצע טעימות לפני שאתם מקבלים החלטה מול חברת קייטרינג.

• מוסיקה ו/או הופעה- באם החלטתם לשלב מוסיקה באירוע יש לבדוק האם כדאי להביא זמר אורח. במידה והחלטתם שכן, וודאו כי הוא מתאים לכל המשתנים שהוצגו לעיל.
   

ולסיום, מומלץ לחלק את התקציב מראש לכל אחד מהשלבים. כך תדעו בוודאות שאינכם חורגים מהמסגרת שלכם.